Här är 8 starka skäl till att digitalisera era HR-processer

Vad är HR-digitalisering?

HR-digitalisering handlar om att använda digital teknik för att automatisera, effektivisera och förbättra de mänskliga resurserna (HR) i ett företag. Detta kan innebära allt från att digitalisera rekryteringsprocessen och hantera personaladministration elektroniskt, till att implementera digitala verktyg för anställda och analysera HR-data för att fatta bättre beslut.

Genom att ta HR-processer från manuella till digitala arbetssätt, kan organisationer dra nytta av ökad effektivitet, förbättrad medarbetarupplevelse och mer strategiska insikter. HR-digitalisering är en nyckel till att modernisera HR-funktionen och göra den mer flexibel och anpassningsbar efter företagets behov.

Befintlig statistik om HR-digitalisering i Sverige

Enligt en undersökning genomförd av Edge HR är digitaliseringen inom HR-processer inte så långt framskriden som många svenska företag skulle önska. Undersökningen visar att 55,8 % av företagen anser att de arbetar digitalt inom HR, men den faktiska digitaliseringsgraden varierar kraftigt mellan olika processer. Exempelvis är digitalisering mest utbredd inom rekrytering och medarbetarundersökningar, där 59 % respektive 69 % av företagen har digitaliserat dessa processer fullt ut. Däremot är processer som onboarding och offboarding betydligt mindre digitaliserade, med endast 13 % respektive 11 % (Cision) (IT-Kanalen) (Kvalitetsmag - Bättre Verksamhet).

För mer detaljer om undersökningen och specifika data, besök Edge HR:s undersökning.

Trots att digitaliseringen av HR-processer har kommit olika långt i olika organisationer, ser vi en tydlig trend mot ökad adoption. Allt fler företag inser fördelarna med att modernisera sina HR-arbetssätt.

Varför är det viktigt att digitalisera HR-processer?

Att digitalisera HR-processer är viktigt eftersom det ökar effektiviteten, minskar manuella fel och frigör tid för HR-personal att fokusera på strategiska uppgifter. Digitala verktyg förbättrar även datainsamling och analys, vilket leder till bättre beslutsfattande och en förbättrad medarbetarupplevelse.

Nedan följer åtta nyckelfördelar med att digitalisera era HR-processer:

Ökad effektivitet och produktivitet: Genom att automatisera repetitiva uppgifter som tidrapportering, lönehantering och personaladministration, frigörs värdefull tid för HR-teamet att fokusera på mer strategiska och värdeskapande aktiviteter.
Förbättrad medarbetarupplevelse: Digitala självbetjäningsverktyg ger anställda större kontroll och insyn i sina egna HR-ärenden, vilket ökar engagemanget och nöjdheten.
Bättre datahantering och analys: Med digitala HR-system kan ni samla in, lagra och analysera HR-data på ett strukturerat sätt. Detta ger er värdefulla insikter för att fatta bättre beslut.
Ökad transparens och kontroll: Digitala processer gör HR-arbetet mer transparent och spårbart, vilket förbättrar styrningen och kontrollen över era HR-aktiviteter.
Förbättrad efterlevnad av lagar och regler: Digitala system säkerställer att ni följer gällande lagar och regler inom områden som lönehantering, arbetstidsregistrering och anställningsvillkor.
Snabbare beslutsfattande: Med realtidsdata och analyser från era digitala HR-system, kan ni fatta snabbare och mer välgrundade beslut kring personalfrågor.
Ökad flexibilitet och skalbarhet: Digitala HR-lösningar är ofta molnbaserade och kan skalas upp eller ner efter organisationens behov. Detta ger er större anpassningsförmåga.
Förbättrad konkurrenskraft: Genom att digitalisera era HR-processer ökar ni organisationens attraktivitet som arbetsgivare, vilket underlättar rekrytering och bibehållande av talanger.

Med en digitaliserad HR-avdelning kan ni alltså skapa en mer effektiv, exakt och användarvänlig arbetsmiljö som främjar både bättre beslutsfattande och förbättrad medarbetarupplevelse.

Skapa en plan för digitaliseringen av era HR-processer i tre övergripande steg

För att lyckas med er HR-digitalisering krävs en väl genomtänkt plan. Denna kan med fördel delas in i tre övergripande steg:

1. Analysera nuläget och identifiera behov

Gör en nulägesanalys: Granska era befintliga HR-processer och identifiera vilka områden som skulle tjäna mest på digitalisering.
Involvera nyckelpersoner: Ta med HR- och IT-personal i processen för att få deras perspektiv och expertis.

2. Sätt upp mål och prioriteringar

Definiera mål och delmål: Koppla dessa till era affärsmål och strategiska prioriteringar, exempelvis att öka HR-effektiviteten med 20% eller att uppnå 100% digital hantering av personaladministration.
Kartlägg specifika processer: Identifiera och rangordna HR-processer baserat på deras potentiella påverkan och genomförbarhet. Fokusera först på de mest kritiska och lättast implementerbara processerna.

3. Implementera och följ upp

Välj digitala lösningar: Identifiera de verktyg och funktioner som bäst möter era behov. Utvärdera olika leverantörer utifrån kravspecifikationer, användarvänlighet, integrationsmöjligheter och kostnad.
Skapa en projektplan: Utarbeta en detaljerad plan med tydliga milstolpar, ansvarsområden och resursbehov. Sätt samman ett dedikerat projektteam för att driva arbetet framåt och säkerställ att tillräckliga resurser avsätts.

Genom att följa dessa steg kan ni skapa en robust genomförandeplan som hjälper er att framgångsrikt digitalisera era HR-processer.

Tips för en effektiv övergång till en digitaliserad HR-avdelning

En effektiv övergång till en digitaliserad HR-avdelning kräver noggrann planering och genomförande. Här är experttipsen som kan hjälpa er att lyckas med denna transformation:

Förankra förändringen i organisationen: Skapa en gemensam förståelse och engagemang för HR-digitaliseringen genom att involvera och kommunicera tydligt med alla berörda parter - från ledning till medarbetare.
Satsa på utbildning och kompetensutveckling: Se till att era HR-medarbetare och övriga användare får den utbildning och support de behöver för att kunna använda de nya digitala verktygen effektivt.
Fokusera på användarvänlighet: Välj digitala lösningar som är intuitiva och enkla att använda. Detta ökar acceptansen och minskar motståndet mot förändringen.
Implementera stegvis: Digitalisera era HR-processer i etapper snarare än att försöka göra allt på en gång. Detta ger er möjlighet att lära och förbättra längs vägen.
Mät och följ upp kontinuerligt: Etablera nyckeltal och mätpunkter för att kunna följa upp effekterna av er HR-digitalisering. Använd insikterna för att göra löpande förbättringar.
Säkerställ integration och datakvalitet: Se till att era digitala HR-system integreras väl med övriga affärssystem. Arbeta också aktivt med att säkerställa högkvalitativ data.
Involvera HR-medarbetarna: Låt HR-teamet vara delaktiga i valet och utformningen av de digitala lösningarna. Detta skapar ägarskap och förståelse.
Var beredd på motstånd: Förvänta er en viss grad av motstånd mot förändringen. Arbeta proaktivt med förändringsledning för att hantera detta.

Hur ni säkerställer hållbarhet inom digitaliseringen av era HR-processer

För att HR-digitaliseringen ska vara hållbar på lång sikt, behöver ni adressera både tekniska och organisatoriska aspekter:

Teknisk hållbarhet:

Välj lösningar som är skalerbara, uppdaterbara och integrerbara med övriga system
Säkerställ robust cybersäkerhet och datahantering
Planera för framtida teknikutveckling och uppdateringar

Organisatorisk hållbarhet:

Förankra HR-digitaliseringen i er övergripande affärsstrategi
Skapa tydliga ansvarsområden och roller för att äga och förvalta de digitala processerna
Utveckla kompetens och beredskap hos HR-teamet för att driva kontinuerliga förbättringar
Involvera medarbetare och säkerställ god förändringshantering

Genom att ta ett helhetsgrepp på både den tekniska och organisatoriska hållbarheten, kan ni säkerställa att era digitala HR-processer bidrar till en långsiktigt effektiv och konkurrenskraftig HR-funktion.

En inblick i kostnaden för att digitalisera samtliga HR-processer

Kostnaden för att digitalisera era HR-processer varierar beroende på organisationens storlek, komplexitet och ambitionsnivå. Som tumregel kan man räkna med följande:

För mindre företag (under 50 anställda): 50 000 - 250 000 SEK
För medelstora företag (50-250 anställda): 250 000 - 1 000 000 SEK
För större företag (över 250 anställda): 1 000 000 - 5 000 000 SEK

Dessa siffror inkluderar:

Licenskostnader för HR-system och molntjänster
Implementerings- och integrationskostnader
Utbildning och förändringsledning
Eventuella konsulttimmar för konfiguration och anpassning

Utöver den initiala investeringen, räkna även med årliga drifts- och underhållskostnader på 10-20% av den initiala investeringen.

Trots att kostnaden kan verka hög, visar erfarenheter att HR-digitalisering ger betydande långsiktiga besparingar och värdeskapande. Genom ökad effektivitet, bättre datahantering och förbättrad medarbetarupplevelse, kan ni uppnå en snabb återbetalningstid på investeringen.

Några sista ord om argumenten för HR-digitalisering

Avslutningsvis kan man säga att HR-digitalisering inte bara är en trend, utan en nödvändighet för att hålla sig konkurrenskraftig på dagens rörliga marknad. Det möjliggör en mer flexibel och responsiv HR-funktion som kan anpassa sig till förändringar och stödja företagets övergripande mål och strategier. Genom att omfamna digitaliseringen kan ni bygga en starkare, mer engagerad och produktiv arbetsstyrka som är väl rustad för framtidens utmaningar.