Intervju: Så hanterar vi stora kundbeställningar med kort varsel

Ledarskap2020.02.06

Sofie Linnros, Personal- och leveranschef på Sprio, berättar hur hon och hennes team tacklar en stor kundbeställning med kort varsel. Vilka är de största utmaningarna? Och varför är det viktigt att ha en strukturerad strategi?

Först och främst, vad definierar en stor beställning?

– En stor beställning för oss på Sprio innebär kort och gott en leverans med stor volym av kandidater, oftast till vår största kund i Stockholm. Det kan exempelvis handla om att vi ska tillsätta upp emot 120 tjänster under en månad och då behöver vi på ett effektivt sätt attrahera kvalificerade kandidater som vi sedan kan presentera till kund i hopp om att det ska bli en anställning.

När fick ni senast en stor beställning och hur hanterade ni det? 

– Så sent som för ett par dagar sedan fick vi en förfrågan på en stor beställning med kort varsel. I sådana situationer samlar vi alltid hela teamet för att fördela resurserna och kontakta de kandidater vi tror skulle passa till den aktuella tjänsten. Det kan definitivt bli svettigt ibland, men det ger samtidigt en otrolig kick. Vi vill givetvis alltid leva upp till kundens förväntningar samtidigt som vi även vill skapa en trygg rekryteringsprocess för kandidaterna.

Finns det någon uttalad strategi för att ni ska kunna jobba så effektivt som möjligt? 

– Det svänger fort i vår bransch och det är av största vikt att alltid vara på tårna och jobba i förberedande syfte. Man kan säga att vår strategi går ut på att dagligen underhålla relationen med de kandidater vi har i process. Vid en snabb och stor beställning behöver vi ha en bra överblick över vilka som passar för den aktuella tjänsten.

Hur arbetar du som ansvarig för att dina medarbetare ska kunna jobba så effektivt som möjligt? 

– Jag jobbar aktivt med att alltid vara uppdaterad, närvarande och insatt i teamets dagliga processer för att snabbt kunna lokalisera arbetsinsats, status och behov när en större beställning väl kommer in.

Vad är den största utmaningen med en stor beställning, och vad är det roligaste? 

– Den största utmaningen är definitivt att möta förväntningarna från både kund och kandidat. I en stor beställning är det oftast många kandidater som presenteras till samma tjänst med målet att det ska bli rätt matchning för alla inblandade. Samtidigt som det är en enorm utmaning är det också det allra roligaste – man får träffa så otroligt många drivna personer och följa många från första intervju till fast anställning.

Vad är ditt bästa tips till ett företag eller en avdelning som står inför en liknande situation? 

– Det viktigaste är att ha ett genomtänkt arbetssätt och en genomarbetad strategi som är välkänd för hela teamet som förväntas leverera. Vi på Sprio jobbar dagligen med att förbättra och effektivisera våra processer för att det ska gå så smidigt som möjligt, framförallt för kandidaterna. Vi jobbar exempelvis hårt för att ligga i framkant vad gäller det digitala arbetssättet. Utöver detta tycker jag att det är viktigt att konkretisera och bryta ner kravprofilen från kunden så det blir tydligt för alla i teamet vilken typ av profil ni letar efter!

– Tycker man att det känns som en allt för stor utmaning hjälper vi på Sprio gärna till såklart!

Följ oss

instagram_logo_2016-svg3-2-facebook-png-piclinkedin-icon-logo-fbade03110-seeklogo-com

Följ oss på Linkedin >

Håll dig uppdaterad på vår Facebook >

Se allt kul vi gör på Instagram >

Relaterade artiklar

Fullständiga villkor för användarregistrering

Samtycke för ansökan hos Sprio Ab
Härmed godkänner jag att mina personuppgifter registreras och behandlas för rekrytering. Lämnade uppgifter kommer att vara tillgängliga för rekryterande personer inom organisationen samt till tredje part i enlighet med EU:s Dataskyddsförordningen (2018), GDPR.

Behandling av personuppgifter
Uppgifterna som du lämnar i din ansökan registreras för Sprio AB’s räkning i Sprios rekryteringssystem, ReachMee. Du ger härmed ditt fullständiga samtycke för att då ha möjlighet att bli matchad mot alla rekryteringsuppdrag. Att du genomför en ”generell intresseanmälan” ger samtycke till att du kan bli kontaktad för alla lediga tjänster som matchar din kompetens. På så sätt ökar dina möjligheter till att hitta ett arbete hos oss på Sprio.

Vi behandlar följande personuppgifter:
Namn
Personnummer
Kontaktuppgifter: e-postadress, telefonnummer, adress

Tillval:
CV
Personligt brev
Övriga bifogade filer
Testsvar

Sprio är personuppgiftsansvarig
Sprio är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.

Vad ska uppgifterna användas till?
Sprio använder uppgifterna för att hantera din jobbansökan. Din ansökan kommer hanteras via en kandidatprofil som samlar information du lämnat in i samband med din jobbansökan. Dina personuppgifter kan också komma att användas som underlag i automatiserat beslutsfattande.
Har du frågor, mejla gärna till hej@sprio.se

Vem kan ta del av uppgifterna?
Lämnade uppgifter kommer att vara tillgängliga för rekryterande personer inom organisationen rekryteringsassistenter, rekryterare, kandidatansvarig, konsultchef, marknadsavdelning och bolagsansvariga.
Om du har skyddad identitet ska du kontakta hej@sprio.se. Du bör även vara aktsam om vilken information du delar i din ansökan. Delge därför endast information som är relevant för den aktuella befattningen.

Hur länge sparas personuppgifterna?
Samtliga personuppgifter kommer att raderas från Sprios databas i rekryteringssystemet inom 2 år efter din senast sökta tjänst.

Du har rätt att få veta vilka uppgifter Sprio har om dig
Du har rätt att få information om vilka uppgifter Sprio har om dig i form av ett registerutdrag. Du kan även begära att vi rättar felaktiga uppgifter eller raderar information om dig. Du har också rätt att dra tillbaka ditt samtycke för att vi behandlar dina personuppgifter. Vi kommer då att ta bort din ansökan samt radera de personuppgifter som är associerade med ansökningen från vårt rekryteringssystem.
Har du frågor gällande detta hör av dig till: hej@sprio.se eller ring 08-128 200 00

Kontakt vid begäran om registerutdrag/ändra/radera uppgifter samt övriga frågor gällande personuppgiftshantering
Namn: lovisa.carlberg@sprio.se
Organisationsnummer: 559070-1800
Postadress: 113 43 Stockholm
Besöksadress: Hälsingegatan 40
Telefon: 08-128 200 00

Fullständiga villkor för användarregistrering

Samtycke för ansökan hos Sprio Ab
Härmed godkänner jag att mina personuppgifter registreras och behandlas för rekrytering. Lämnade uppgifter kommer att vara tillgängliga för rekryterande personer inom organisationen samt till tredje part i enlighet med EU:s Dataskyddsförordningen (2018), GDPR.

Behandling av personuppgifter
Uppgifterna som du lämnar i din ansökan registreras för Sprio AB’s räkning i Sprios rekryteringssystem, ReachMee. Du ger härmed ditt fullständiga samtycke för att då ha möjlighet att bli matchad mot alla rekryteringsuppdrag. Att du genomför en ”generell intresseanmälan” ger samtycke till att du kan bli kontaktad för alla lediga tjänster som matchar din kompetens. På så sätt ökar dina möjligheter till att hitta ett arbete hos oss på Sprio.

Vi behandlar följande personuppgifter:
Namn
Personnummer
Kontaktuppgifter: e-postadress, telefonnummer, adress

Tillval:
CV
Personligt brev
Övriga bifogade filer
Testsvar

Sprio är personuppgiftsansvarig
Sprio är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.

Vad ska uppgifterna användas till?
Sprio använder uppgifterna för att hantera din jobbansökan. Din ansökan kommer hanteras via en kandidatprofil som samlar information du lämnat in i samband med din jobbansökan. Dina personuppgifter kan också komma att användas som underlag i automatiserat beslutsfattande.
Har du frågor, mejla gärna till hej@sprio.se

Vem kan ta del av uppgifterna?
Lämnade uppgifter kommer att vara tillgängliga för rekryterande personer inom organisationen rekryteringsassistenter, rekryterare, kandidatansvarig, konsultchef, marknadsavdelning och bolagsansvariga.
Om du har skyddad identitet ska du kontakta hej@sprio.se. Du bör även vara aktsam om vilken information du delar i din ansökan. Delge därför endast information som är relevant för den aktuella befattningen.

Hur länge sparas personuppgifterna?
Samtliga personuppgifter kommer att raderas från Sprios databas i rekryteringssystemet inom 2 år efter din senast sökta tjänst.

Du har rätt att få veta vilka uppgifter Sprio har om dig
Du har rätt att få information om vilka uppgifter Sprio har om dig i form av ett registerutdrag. Du kan även begära att vi rättar felaktiga uppgifter eller raderar information om dig. Du har också rätt att dra tillbaka ditt samtycke för att vi behandlar dina personuppgifter. Vi kommer då att ta bort din ansökan samt radera de personuppgifter som är associerade med ansökningen från vårt rekryteringssystem.
Har du frågor gällande detta hör av dig till: hej@sprio.se eller ring 08-128 200 00

Kontakt vid begäran om registerutdrag/ändra/radera uppgifter samt övriga frågor gällande personuppgiftshantering
Namn: lovisa.carlberg@sprio.se
Organisationsnummer: 559070-1800
Postadress: 113 43 Stockholm
Besöksadress: Hälsingegatan 40
Telefon: 08-128 200 00

Ansök nu