Maximera exit-intervjun: 10 frågor för att få ut det mesta av samtalet

Vad är en exit intervju?

En exit intervju är en formell och strukturerad intervju som genomförs när en anställd lämnar ett företag. Syftet med en exit intervju är att få feedback och insikter som kan hjälpa företaget att förbättra sin verksamhet, personalhantering och arbetsmiljö. Under exit intervjun får den anställde möjlighet att dela sina erfarenheter, tankar och synpunkter på sin tid på företaget.

Exit intervjuer kan ge värdefull information om organisationens starka och svaga sidor, ledarskapets effektivitet, förmånen och möjligheterna för de anställda, samt identifiera områden som behöver förbättras. Genom att noggrant analysera och agera på informationen från exit intervjuer kan företag skapa en mer attraktiv och produktiv arbetsmiljö.

När används exit intervjuer?

Exit intervjuer genomförs vanligtvis när en anställd lämnar ett företag, oavsett om det är en uppsägning, pensionering eller frivillig avgång. Dessa intervjuer kan vara särskilt värdefulla i följande situationer:

Hög personalomsättning: Om företaget upplever en hög personalomsättning är exit intervjuer ett sätt att identifiera och åtgärda de bakomliggande orsakerna.
Omorganisation eller nedskärningar: Vid större förändringar i organisationen kan exit intervjuer ge insikter om hur de anställda upplever processen och dess konsekvenser.
Specifika problem eller utmaningar: Om företaget står inför särskilda problem, som exempelvis bristande motivation, dålig kommunikation eller otillfredsställande arbetsförhållanden, kan exit intervjuer hjälpa till att identifiera och lösa dessa problem.
Kontinuerlig förbättring: Även i framgångsrika företag kan exit intervjuer användas för att kontinuerligt identifiera områden för förbättring och utveckling.

Fördelarna med att genomföra exit intervjuer

Att genomföra exit intervjuer kan medföra flera fördelar för företaget:

Insikter och feedback: Exit intervjuer ger företaget värdefull feedback och insikter om de anställdas upplevelser, som kan användas för att förbättra organisationen.
Identifiera problem och möjligheter: Genom att lyssna på de avgående anställdas synpunkter kan företaget identifiera områden som behöver förbättras eller utvecklas.
Förbättra personalhantering: Informationen från exit intervjuer kan användas för att förbättra företagets strategier för rekrytering, ledarskap, kompensation och förmåner.
Behålla talanger: Genom att förstå varför anställda lämnar företaget kan företaget vidta åtgärder för att behålla nyckelpersoner och talanger.
Förbättra företagskultur och arbetsmiljö: Exit intervjuer kan avslöja problem i organisationskulturen eller arbetsmiljön som behöver åtgärdas.
Bygga rykte och employer branding: Genom att visa att företaget bryr sig om de anställdas synpunkter och använder dem för att förbättra verksamheten kan företagets rykte och employer branding stärkas.

Vanliga frågor vid en exit intervju

Här är några av de vanligaste frågorna som ställs under en exit intervju:

Vad var din huvudsakliga anledning till att lämna företaget?
Vad var de mest positiva aspekterna med att arbeta här?
Vad var de största utmaningarna eller problemen du upplevde?
Hur skulle du beskriva företagskulturen och arbetsmiljön?
Hur upplevde du ledarskapet och kommunikationen i organisationen?
Vilka möjligheter till utveckling och karriärframsteg fanns det?
Hur skulle du jämföra förmånerna och ersättningen här jämfört med andra arbetsgivare?
Vad skulle du rekommendera för att förbättra företaget som arbetsplats?
Skulle du kunna tänka dig att återvända till företaget i framtiden?
Har du några andra synpunkter eller feedback du vill dela med dig av?

Frågorna för att få ut det mesta av exit intervjun

För att maximera utbytet av en exit intervju är det viktigt att ställa rätt frågor. Här är 10 nyckelfrågor som kan hjälpa dig att få ut det mesta av samtalet:

Vad var de främsta orsakerna till att du sökte dig bort från företaget? Försök att gå bakom de initiala svaren och förstå de underliggande drivkrafterna.
Vad var de mest tillfredsställande och motiverande aspekterna av ditt arbete här? Identifiera de områden där företaget lyckades och använd dem som inspiration för framtida förbättringar.
Vilka var de största utmaningarna eller frustrationer du upplevde i din roll? Få insikter om problem som behöver åtgärdas.
Hur skulle du beskriva företagskulturen och arbetsmiljön? Förstå de anställdas upplevelser av organisationens kultur och klimat.
Hur upplevde du kommunikationen och ledarskapet inom företaget? Identifiera områden där företaget kan förbättra sin interna kommunikation och utveckla ledarskapet.
Vilka möjligheter till utveckling och karriärframsteg erbjöds? Förstå de anställdas behov och förväntningar kring utveckling och karriärmöjligheter.
Hur upplevde du förmånerna och ersättningen jämfört med andra arbetsgivare? Få insikter om konkurrenskraften i företagets ersättningspaket.
Vilka förändringar skulle du rekommendera för att göra företaget till en bättre arbetsplats? Få konkreta förslag på förbättringar.
Skulle du kunna tänka dig att återvända till företaget i framtiden? Förstå den anställdes inställning till företaget och möjligheten att återanställa.
Har du några andra synpunkter eller feedback du vill dela med dig av? Ge den anställde möjlighet att lyfta ytterligare insikter eller tankar.

Genom att ställa dessa frågor kan du maximera utbytet av exit intervjun och få värdefull information som kan användas för att förbättra företaget.

Hur man förbereder sig för en exit intervju

För att få ut det mesta av en exit intervju är det viktigt att förbereda dig noggrant. Här är några tips:

Skapa en struktur: Förbered en intervjuguide med de frågor du vill ställa, men var öppen för att anpassa intervjun utifrån den anställdes svar.
Säkerställ konfidentialitet: Informera den anställde om att intervjun är konfidentiell och att deras svar kommer att behandlas med diskretion.
Skapa en avslappnad miljö: Genomför intervjun i en lugn och bekväm miljö där den anställde känner sig trygg att dela sina åsikter öppet.
Lyssna aktivt: Var uppmärksam på den anställdes svar och ställ följdfrågor för att få djupare insikter.
Ta anteckningar: Anteckna noggrant under intervjun för att kunna gå igenom informationen senare.
Var objektiv och neutral: Undvik att inta en defensiv eller anklagande attityd, utan var öppen för konstruktiv feedback.
Tacka för deltagandet: Avsluta intervjun med att tacka den anställde för deras tid och insatser.

Genom att noggrant förbereda dig och skapa en positiv intervjumiljö kan du maximera utbytet av exit intervjun.

Hur man hanterar svåra svar under en exit intervju

Ibland kan den anställde dela svåra eller känsliga synpunkter under en exit intervju. Här är några tips för att hantera sådana situationer:

Var lyhörd och empatisk: Visa förståelse för den anställdes erfarenheter och känslor, även om de är negativa.
Undvik att gå i försvarsställning: Försök inte att försvara företaget eller bemöta kritiken direkt, utan lyssna aktivt.
Ställ följdfrågor för att få mer information: Fråga öppet om du behöver förtydliganden eller ytterligare detaljer.
Bekräfta och validera: Bekräfta den anställdes upplevelser och tacka dem för att de delar med sig av sina synpunkter.
Var transparent och lovande: Förklara hur informationen kommer att användas för att förbättra företaget och tacka för deras bidrag.
Avsluta intervjun på ett positivt sätt: Avsluta med att tacka den anställde för deras tid och insatser.

Genom att hantera svåra svar med empati och öppenhet kan du säkerställa att du får ut så mycket som möjligt av exit intervjun.

Viktiga punkter att ta upp under en exit intervju

Utöver de specifika frågorna är det viktigt att täcka in följande punkter under en exit intervju:

Anledningen till avgången: Få en djupare förståelse för vad som har lett fram till den anställdes beslut att lämna företaget.
Positiva aspekter: Identifiera de områden där företaget har lyckats och vad den anställde uppskattade i sin roll.
Utmaningar och problem: Få insikter om de problem eller svårigheter den anställde upplevde under sin tid på företaget.
Företagskultur och arbetsmiljö: Utforska den anställdes uppfattning om företagskulturen och den övergripande arbetsmiljön.
Ledarskap och kommunikation: Få feedback om hur den anställde upplevde ledningens agerande och den interna kommunikationen.
Utvecklingsmöjligheter: Undersök den anställdes erfarenheter kring möjligheter till personlig och karriärsmässig utveckling.
Ersättning och förmåner: Få insikter om hur den anställde uppfattade företagets ersättningspaket och förmåner.
Förbättringsförslag: Inhämta konkreta förslag från den anställde om vad företaget kan göra för att bli en bättre arbetsplats.
Återanställning: Utforska den anställdes inställning till att eventuellt återvända till företaget i framtiden.
Övrig feedback: Ge den anställde möjlighet att dela ytterligare synpunkter eller tankar som kan vara värdefulla för företaget.

Genom att täcka in dessa viktiga områden kan du maximera utbytet av exit intervjun och få värdefull information för att förbättra verksamheten.

Hur man använder informationen från exit intervjuer för att förbättra företaget

När du har genomfört exit intervjuerna är nästa steg att analysera och använda informationen för att förbättra företaget. Här är några nyckelpunkter att tänka på:

Identifiera mönster och trender: Gå igenom intervjuerna och identifiera återkommande teman, problem eller förbättringsområden.
Prioritera åtgärder: Baserat på informationen, prioritera de områden som är mest kritiska att åtgärda.
Involvera ledningen: Dela insikterna från exit intervjuerna med ledningsgruppen och diskutera hur de kan användas för att förbättra verksamheten.
Uppdatera strategier och policies: Använd informationen för att uppdatera företagets strategier, policies och processer inom områden som personalhantering, ledarskap, kommunikation och arbetsmiljö.
Implementera förbättringar: Utarbeta en handlingsplan för att implementera de förbättringar som identifierats utifrån exit intervjuerna.
Kommunicera förändringar: Informera de anställda om de förbättringar som genomförs och förklara hur de baseras på feedback från exit intervjuer.
Mät och följ upp: Följ upp effekterna av de genomförda förändringarna och mät nyckeltal för att se om de har en positiv inverkan.
Upprätthåll kontinuerlig förbättring: Gör exit intervjuer till en regelbunden del av företagets personalhanteringsprocesser för att driva kontinuerlig utveckling.

Genom att noggrant analysera och agera på informationen från exit intervjuer kan du skapa en mer attraktiv och produktiv arbetsmiljö som attraherar och behåller talanger.

Avslutande ord om exit intervjuer

Exit intervjuer är ett kraftfullt verktyg för att få värdefull feedback och insikter som kan användas för att förbättra företaget. Genom att ställa rätt frågor, skapa en öppen och förtroendeingivande miljö, och noggrant analysera och agera på informationen, kan du maximera utbytet av exit intervjuerna.

Att investera tid och resurser i exit intervjuer är ett smart sätt att identifiera områden för förbättring, stärka företagskulturen och arbetsgivarvarumärket, samt attrahera och behålla talanger. Använd insikterna från exit intervjuerna som en språngbräda för att skapa en bättre arbetsplats för dina anställda.