Komplett checklista: 7 steg för framgångsrik preboarding

Vad är preboarding?

Preboarding är den kritiska fasen mellan när en kandidat accepterar ett jobberbjudande och när den nya medarbetaren börjar på sitt nya jobb. Det är en process som syftar till att engagera, informera och förbereda den nya medarbetaren inför sin första dag på jobbet.

Preboarding är ett viktigt komplement till onboarding, som traditionellt har fokuserat på den första tiden när en ny medarbetare är på plats. Genom att lägga tid och resurser på preboarding kan du säkerställa att den nya medarbetaren känner sig välkommen, engagerad och redo att bidra från dag ett.

Varför är preboarding viktigt?

Preboarding är viktigt av flera skäl:

Förbättrar engagemang och retention: En väl genomförd preboarding-process hjälper den nya medarbetaren att känna sig välkommen och uppskattad redan innan den första arbetsdagen. Detta ökar sannolikheten att den nya medarbetaren känner sig engagerad och nöjd, vilket i sin tur minskar risken för tidig personalomsättning.
Effektiviserar onboarding: När den nya medarbetaren väl börjar på jobbet kan preboarding-processen hjälpa till att förbereda dem inför onboarding-processen. Detta gör att onboarding kan gå smidigare och mer effektivt.
Skapar ett positivt första intryck: Preboarding ger dig möjlighet att skapa ett positivt första intryck hos den nya medarbetaren. Detta kan ha stor betydelse för hur den nya medarbetaren uppfattar företaget och sin roll.
Förbättrar produktiviteten: En välfungerande preboarding-process kan minska den tid det tar för en ny medarbetare att komma in i sin nya roll. Detta leder till en snabbare uppstartstid och ökad produktivitet.

Fördelarna med en framgångsrik preboarding-process

En väl genomförd preboarding-process kan ge flera fördelar för både företaget och den nya medarbetaren:

Snabbare uppstartstid: Den nya medarbetaren kommer in i sin roll snabbare och kan börja bidra till verksamheten tidigare.
Ökad produktivitet: Den nya medarbetaren känner sig trygg och redo att utföra sina arbetsuppgifter från dag ett.
Bättre engagemang och lojalitet: Den nya medarbetaren känner sig uppskattad och välkommen, vilket ökar sannolikheten att de blir lojala mot företaget.
Minskad personalomsättning: När den nya medarbetaren känner sig engagerad och väl förberedd minskar risken för att de lämnar företaget i förtid.
Förbättrad onboarding-process: Preboarding ger en bra grund inför den fortsatta onboarding-processen.
Stärkt varumärke: En framgångsrik preboarding-process bidrar till att skapa en positiv bild av företaget hos den nya medarbetaren.

Checklista för en lyckad preboarding

För att säkerställa en framgångsrik preboarding-process bör du följa dessa 7 steg:

Steg 1: Planera och förbereda för preboarding

Börja med att kartlägga alla de moment och aktiviteter som behöver ingå i din preboarding-process. Tänk igenom vad den nya medarbetaren behöver känna till och få tillgång till innan första arbetsdagen.

Skapa en detaljerad tidsplan och se till att alla inblandade parter vet vad som förväntas av dem. Förbered även de praktiska förberedelserna som IT-utrustning, arbetsplats, kontaktinformation etc.

Steg 2: Skapa en välkomstplan för nya medarbetare

Utveckla en strukturerad plan för hur du ska välkomna och introducera den nya medarbetaren. Inkludera saker som:

Personliga välkomstbrev från ledning och kollegor
Välkomstpaket med företagsinformation, policy, förmåner etc.
Presentation av företaget, avdelning och team
Möten med nyckelpersoner

Steg 3: Kommunicera och engagera nya medarbetare före deras första dag

Håll regelbunden kontakt med den nya medarbetaren från det att de accepterat erbjudandet tills första arbetsdagen. Skicka viktig information, bjud in till virtuella möten och uppmuntra dem att ställa frågor.

Ge dem också möjlighet att lära känna sina nya kollegor genom t.ex. virtuella "fika-möten". Detta hjälper dem att känna sig mer bekväma och engagerade redan innan de börjar.

Steg 4: Skapa en introduktionsdag för nya medarbetare

Planera in en särskild introduktionsdag för den nya medarbetaren. Under denna dag kan du:

Ge en djupare presentation av företaget, kulturen och värderingarna
Genomgå de viktigaste policyer, riktlinjer och rutiner
Presentera nyckelpersoner och organisationsstruktur
Visa runt på kontoret och presentera teamet
Gå igenom deras specifika roll och arbetsuppgifter

Steg 5: Uppföljning och feedback under preboarding-processen

Håll regelbunden kontakt med den nya medarbetaren under preboarding-processen. Fånga upp frågor, funderingar och feedback för att kunna anpassa processen efter behov.

Använd även detta som ett tillfälle att fortsätta bygga relationen och engagemanget inför den första arbetsdagen.

Steg 6: Säkerställ en smidig övergång till onboarding

Avsluta preboarding-processen genom att tydligt kommunicera vad som kommer hända under den fortsatta onboarding-processen. Se till att den nya medarbetaren känner sig redo och förberedd för detta.

Säkerställ också att all relevant information och dokumentation förs över från preboarding till onboarding för en smidig övergång.

Steg 7: Utvärdera och förbättra din preboarding-process

När preboarding-processen är avslutad är det dags att utvärdera och identifiera förbättringsområden. Samla in feedback från den nya medarbetaren och andra inblandade parter.

Analysera vad som fungerade bra respektive dåligt, och använd det för att uppdatera och förbättra din preboarding-process inför framtiden.

Saker att ha i åtanke vid digital preboarding

I takt med att allt fler organisationer övergår till mer flexibla och digitala arbetssätt, blir också digital preboarding allt vanligare. När du utformar din preboarding-process, är det viktigt att ta hänsyn till några extra aspekter:

Virtuell onboarding: Säkerställ att den digitala preboarding-processen flyter smidigt in i den virtuella onboardingen.
Teknisk utrustning: Se till att nya medarbetare får all nödvändig teknisk utrustning och support innan de börjar.
Digitala verktyg och plattformar: Utbilda nya medarbetare i hur de använder de digitala verktyg och plattformar som krävs för deras arbete.
Virtuell gemenskap: Skapa möjligheter för nya medarbetare att bygga relationer och gemenskap digitalt.
Personlig touch: Hitta sätt att bibehålla en personlig och mänsklig touch trots den digitala preboarding-processen.

Vanliga misstag att se upp med under preboarding-processen

Även om en väl genomförd preboarding-process kan ge många fördelar, finns det också några vanliga fallgropar att undvika:

Bristande planering: Utan en tydlig plan och förberedelsearbete riskerar preboarding-processen att bli ostrukturerad och ineffektiv.
Otillräcklig kommunikation: Om du inte kommunicerar tydligt och regelbundet med nya medarbetare, kan de känna sig frånkopplade och oinformerade.
Bristande engagemang från ledningen: Om inte ledningen är engagerade och delaktiga i preboarding-processen, kommer den inte att ha samma genomslagskraft.
Avsaknad av personlig touch: Om preboarding-processen blir för opersonlig och standardiserad, kan den nya medarbetaren känna sig ointresserad och ointegrerad.
Dålig uppföljning och feedback: Utan regelbunden uppföljning och möjlighet att ge feedback, kan du missa viktiga förbättringsmöjligheter.

Genom att undvika dessa vanliga misstag och fokusera på en genomtänkt, personlig och engagerande preboarding-process, kan du maximera effekten och säkerställa en lyckad start för dina nya medarbetare.

Några sista ord om optimal preboarding

Preboarding är en avgörande del av medarbetarresan och kan ha en betydande inverkan på hur nya medarbetare integreras, presterar och stannar kvar i organisationen. Genom att investera i en genomtänkt och anpassad preboarding-process, kan du skapa en positiv första upplevelse och lägga grunden för långsiktig framgång.